Перед “приєднанням” експертів до заявки необхідно щоб комісія відповідного конкурсу створила і затвердила рейтинговий перелік запропонованих експертів.  Відповідний список експертів необхідно сфомувати для кожного проєкту в Системі шляхом перетягування експертів у списку запропонованих.

Важливо! Референтам потрібно уважно звірити перелік експертів які запрошені не з Системи НФДУ зі списком виконавців за даним конкурсом та комісією конкурсу. Перелік співавторів можна вивантажити в Excel файлі з Системи у вкладці “Конкурсні заявки” -> “Експорт співавторів”. Список членів комісії конкурсу необхідно взяти у секретаря відповідної комісії.

Перед безпосереднім переведенням окремого експерта до групи “Призначені” для експерта необхідно визначити його категорію:

1. Український експерт;
2. Закордонний експерт.

Комісія конкурсу до цього моменту має скласти окремі рейтингові списки українських та закордонних експертів. Відношення експерта до певної категорії означає, що від нього буде вимагатись визначена для цієї категорії кількість документів та їх мова. Для категорії “Український експерт” вимагаються 5 документів

Для категорії “Іноземний експерт” вимагаються 4 документи

З рисунків видно, що деякі документи мають позначки “Конкурс”, а деякі “Заявка”. Документи з позначкою “Конкурс” вимагатимуться від експерта лише раз в рамках окремого конкурсу. Документ з позначкою “Заявка” (тут це “Заява про наявність/відсутність конфлікту інтересів”) вимагатиметься щоразу коли експерту буде надсилатись на розгляд нова заявка. Якщо експерту було надіслано при початковому розподілі одразу декілька проєктів він має можливість включити в документ одразу декілька проєктів на які він погоджується.

Процедура призначення експертам категорії вказана на наступному рисунку:

Натискаючи на позначку в червоному кільці, обираємо категорію для експерта і натискаємо на кнопку “Призначити”. Якщо експерта не було переведено

Після призначення з’являється позначка “Призначено” напроти обраного варіанту і позначка в кружечку матиме темніший колір (див. нижче). Може для зміни кольору позначки потрібно буде оновити сторінку.

Після того як категорії експертам було визначено можна переводити необхідних експертів до категорії “Призначені”. Для цього необхідно у вкладці “Дії” обрати “Призначити”.

Після переведння у категорію призначені експертам буде надіслано електронне повідомлення на їх пошту з проханням про проведення експертизи цього проєкту. До моменту надання згоди на проведення експертизи цього проєкту статус експерта буде “Очікується підтвердження”.

Призначення експерта до заявки можна відмінити, лист на електронну пошту при цьому не надсилається. У вказаному вікні можна переглянути статус документів надісланих експертом

Для надання згоди на проведення експертизи експерту необхідно завантажити і надіслати усі скан-копії з переліку, що вимагаються для його групи. Після падсилання усіх документів на перевірку референт може переглянути, схвалити або відхилити кожен документ окремо.

У разі видхилення документу необхідно написати коментар з вказанням причини відхилення.

Можна схвалити усі документи крім одного/двох/трьох.

Експерт у власному кабінеті може переглянути коментар і перезавантажити необхідний документ з виправленнями. Якщо усі документи експерта схвалено необхідно надати йому доступ до проєкту, натиснувши зелену кнопку “Схвалити” внизу списку документів (див. вище). Після цього екперт має можливість перейти до заповнення форми оцінювання проєкту і перегляду повної версії заявки.

Для контролю надісланих експертом документів зручно користуватись вкладкою “Експерти” у конкурсних заявках. Фільтр “Має заявки зі статусом” виставити на “Документи надіслано”.

У разі якщо експерту після схалення його документів для одного проєкту через деякий час пропонується провести оцінювання ще одного проєкту в рамках цього ж конкурсу йому необхідно завантажити лише один документ, що має позначку “Заявка” на першому рисунку. Попередні документи, що надсилаються один раз в рамках конкурсу, вже не вимагаються.

Референти відповідно мають переглянути і схвалити лише один документ, що додається до переліку вже схвалених раніше для вказаного експерта.